Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

E-Mail-Knigge für mehr Sicherheit

Locker aus der Hüfte war gestern …

 

Der Betreff fehlt, die Anrede besteht nur aus einem „Hi“ ohne Namen, Groß- und Kleinschreibung gibt es nicht, die Grußformel wird mit „MfG“ abgekürzt, „Satzzeichen? Was ist das denn?“ ... Sie kennen das, oder? Da fragt man sich schon manchmal, wie salopp es bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail eigentlich zugehen sollte.

Tatsache ist: Kommunikation in geschäftlichen und in beruflichen Kontexten verliert immer mehr an Formalität. Aber was hindert uns daran, respektvoll miteinander zu kommunizieren?

Daher lautet meine Empfehlung: Formulieren Sie Ihre elektronische Post, wie Sie es bei einem Brief tun würden.

Eine professionelle E-Mail-Korrespondenz ist kein Hexenwerk. Sie kann sogar so manchen Konflikt verhindern, wenn man das ein oder andere beachtet. Und so klappt es:  

 

Tipp Der Rahmen

 

Wussten Sie eigentlich, dass es entsprechende Gestaltungsregeln gibt? Auch wenn man sich nicht sklavisch daran halten muss, bietet die DIN 5008 mit ihren Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung einen hilfreichen Rahmen für ein einheitliches Bild nach außen:

 

Der Zeilenabstand …

… sollte für die komplette E-Mail auf 1 = engzeilig eingestellt sein.

 

Der Betreff …

… ist immer anzugeben und sollte in Stichworten einen konkreten Hinweis auf den Inhalt der E-Mail bieten.

 

Die Anrede …

… wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt und enthält einen Gruß sowie den Namen des Empfängers.

 

Der Text …

… sollte als Fließtext ohne Worttrennung erfasst werden. Genau wie bei einem Brief wird pro Thema ein Absatz verwendet. Die Absätze werden mit einer Leerzeile vom Folgetext getrennt, so wird der Text übersichtlich und kann besser gelesen werden.

 

Der Gruß, der Name des Verfassers sowie die Kommunikations- und Firmenangaben …

… können in einer Signatur angelegt werden, sodass sie automatisch beim Schreiben einer neuen E-Mail erscheinen. Mit einer Leerzeile zum Text sieht die Gliederung nach DIN 5008 so aus:

  • Gruß
  • Firmenname
  • Verfasser
  • Kommunikationsdaten
  • gesetzlich vorgeschriebene Angaben je nach Unternehmensart

 

Tipp Und hier meine Netiquette-Tipps für Sie:

 

  • Fragen Sie sich, ob die E-Mail tatsächlich das richtige Medium ist. Möglicherweise bringt Sie ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat schneller und sicherer ans Ziel (z. B. wenn es um komplizierte Sachverhalte oder dringende Informationen geht).

  • Richten Sie Ihre E-Mails nur an Personen, die es wirklich betrifft und gehen Sie mit dem Feld „CC“ sparsam um. Niemand möchte mit unnötigen E-Mails zugemüllt werden.

  • Gleiches gilt auch für die Funktion „Allen antworten“, die gehöriges Konfliktpotential bietet.  

  • Nicht jeder möchte, dass seine E-Mail-Anschrift „herumgereicht“ wird. Arbeiten Sie bei Rundmails mit der Funktion „BCC“ (Blindkopie). Wenn Sie im Feld „An/To:“ außerdem Ihre eigene Anschrift angeben, wirkt es weniger anonym und Sie können gleichzeitig sichergehen, dass der Versand der Rundmail geklappt hat.

  • Für den Fall, dass Sie den Abschnitt „DIN-Rahmen“ übersprungen haben ;-)
    Eine E-Mail ohne Betreff-Angabe ist ein absolutes No-Go! Die Betreffzeile sollte klar aussagen,
    worum es in der E-Mail geht, sodass der Empfänger ggf. auch die Dringlichkeit einschätzen kann.

  • Achten Sie auf eine korrekte Anrede und eine zum Empfänger passende Grußformel am Ende.

  • Vermeiden Sie Abkürzungen. Zwar ist die E-Mail ein schnelles Medium, doch die Zeit zum Ausschreiben von Wörtern und Sätzen sollten Sie sich nehmen. Im schlimmsten Fall kann Ihnen das der Empfänger als mangelnde Wertschätzung auslegen … Kein sehr angenehmer Gedanke, oder?

  • Schreiben Sie so einfach wie möglich. Eine E-Mail ist ideal für einfache Nachrichten und Anfragen. Wenn sie zu einer unendlichen Frage-Antwort-Kette mutiert, hat das mit „einfach“ nichts mehr zu tun.

  • In der Kürze liegt … Na, Sie wissen schon. Formulieren Sie möglichst kurz und prägnant und packen nicht zu viel in eine E-Mail. Wenn möglich, behandeln Sie pro E-Mail sogar nur ein Thema – vor allem dann, wenn der Empfänger rasch antworten soll. Sie werden staunen, wie schnell Sie die Antwort-E-Mail im Postfach haben.

  • Bei wichtigen oder kritischen Inhalten sollten Sie die E-Mail von jemandem gegenlesen lassen. Oft kommt der Inhalt nämlich anders an, als Mann oder Frau es beabsichtigt.

  • Handelt es sich um ein Reizthema? Dann schicken Sie die E-Mail erst weg, wenn Sie eine Nacht darüber geschlafen und sie nochmals durchgelesen haben. Bekanntlich sieht die Welt am nächsten Tag oft anders aus. Haben Sie die möglichen Minen entschärft, kann die E-Mail rausgeschickt werden.

  • Antworten Sie möglichst binnen 24 Stunden. Klappt das nicht, verschicken Sie eine kurze Zwischennachricht. So weiß der Empfänger, dass Sie sich kümmern und Ihnen bleibt sein Nachfragen erspart.

  • Vermeiden Sie große Dateianhänge. Der Empfänger könnte die Größe empfangener E-Mail-Anhänge beschränkt haben, sodass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden kann. Alternativ können große Datenmengen über Cloud-Dienste ausgetauscht werden

  • Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers am besten ganz zum Schluss ein. So können Sie verhindern, dass die Nachricht zu früh oder versehentlich versendet wird. Haben Sie am Ende überprüft, dass alle wichtigen Fakten aufgeführt sind, die Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind, die Anrede und die Grußformel stimmen und die Dateien auch tatsächlich „angehängt“ wurde, steht dem Versand der E-Mail nichts mehr im Weg.

 

Tipp Ach ja, noch etwas: Auch bei so manchen Kollegen kommt ein „Hi du haste das Prot v. g. schon getütet? Wenn nicht schiebs rüber. Und tschüss P.“ nicht unbedingt super an. Selbst in einem Team mit flachen Hierarchien schadet es nicht, wenn die Kommunikation wertschätzend, respektvoll und seinem Gegenüber angepasst ist. Mit den oben genannten Tipps punkten Sie auch bei Kollegen und sorgen für gute Stimmung.