Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

Zeitdiebe - den Plagegeistern das Handwerk legen ...

Haltet den Dieb!

 

Vielleicht kennen Sie das ja auch: Sie haben viel vor, nehmen morgens voller Tatendrang am Schreibtisch Platz und gehen die erste Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste an. Alles ist prima vorbereitet, das Zimmer ist gelüftet, die Unterlagen liegen auf dem Tisch, Sie müssen nur noch loslegen. Die erste halbe Stunde läuft auch genau nach Plan, Sie kommen gut voran und langsam keimt sogar Hoffnung auf, heute ein paar Minuten früher den Stift fallen lassen zu können. Doch dann, fast unbemerkt und heimlich, schleichen sie sich ein:

 

  • Unten rechts am Bildschirmrand erscheint ein kleiner gelber Umschlag => schnell mal nachschauen, wer da schreibt, dauert ja nur ein paar Minuten.
  • Innerhalb von 20 Minuten stehen 2 Kollegen in der Tür und fragen nach irgendwelchen Kleinigkeiten => raus aus der Konzentration und wieder Zeit für die eigentliche Aufgabe verloren.
  • Ach ja, für die Veranstaltung am Wochenende fehlt mir ja noch die Uhrzeit => bevor es im Tagesgeschäft untergeht, kurz rein in die virtuelle Welt und nachschauen, geht ja schnell. Bei der Gelegenheit schau ich doch gleich auch mal nach …

 

Ja richtig, ich spreche von sogenannten Zeitdieben, Energievampiren oder auch Zeiträubern, die uns das Leben schwer machen. Das Gemeine an diesen Biestern ist, dass wir sie oft gar nicht wirklich als solche wahrnehmen: sie gehen möglicherweise leicht von der Hand, machen manchmal sogar Spaß – was soll daran falsch sein? Der Haken an der Sache ist: sie halten uns vom produktiven Arbeiten ab.

 

Was tun gegen diese Zeitfresser?

Nun, der wichtigste Schritt ist wahrzunehmen, wodurch ich gestört werde. Was genau wirft mich aus der Bahn, zu welcher Zeit geschieht es und was passiert, nachdem ich unterbrochen wurde?

 

  • Notieren Sie sich ein paar Tage lang alle Unterbrechungen und halten fest, ob Sie die Störung selbst verursachen (z. B. durch unklare Zielsetzung oder Unentschlossenheit) oder ob andere dafür verantwortlich sind (z. B. telefonische Unterbrechungen oder Lärm). Schnell kommen Sie Ihren persönlichen Zeiträubern auf die Schliche!
  • Vermerken Sie hinter den Zeitdieben die Probleme, die durch die Unterbrechungen verursacht werden.
  • Überlegen Sie sich Lösungen für zeitsparende Veränderungen und schreiben Sie sie auf!
  • Setzen Sie die geänderte Verhaltensweise möglichst innerhalb der nächsten 2 Tage um.
  • Kontrollieren Sie den Fortschritt regelmäßig.

 

Wichtig dabei: Überfordern Sie sich nicht und gehen Sie die Veränderungen Schritt für Schritt an. Erst wenn sich der Ablauf/die Veränderung gefestigt hat, starten Sie mit dem nächsten Punkt.

Hilfreiche Downloads gibt es am Ende dieses Beitrags.

 

Nicht alle Störungen lassen sich ausschalten – wir können uns nicht irgendwo verkriechen oder wichtige Telefonate einfach ignorieren. Es gibt aber in der Regel immer eine Lösung, um die Situation zu entspannen. Finden Sie für sich diese Lösung, um die lästigen Zeitdiebe zu reduzieren.

 

Sollten Sie bei dem Versuch, diesen Teufelskreis zu durchbrechen, nicht weiterkommen, sprechen Sie mich an. Wir werden gemeinsam ganz sicher die für Sie beste Strategie finden!


Zum Download: