Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

Zeitgemäße Korrespondenz - ein Dialog von Mensch zu Mensch (2)

Das Boxen-Erlebnis - eine wahre Geschichte:

 

Vor einiger Zeit besuchte ich einen Messestand, an dem es unzählige Aufbewahrungsboxen zu sehen gab: breite und schmale, kleine und große, mit und ohne Deckel, transparent oder auch blickdicht, pink, gelb, blau, mit Trenner und ohne Trenner, mit Griffen und ohne; dazu äußerst stabil und robust, also eigentlich geeignet für alle Lebenslagen.
Nun wurden diese innovativen, pfiffigen Teile nicht nur von sehr freundlichen, jungen und dynamischen Mitarbeitern präsentiert; nein, auch die Beratung zu den einzelnen Produkten war super und absolut kundenorientiert. „Sie möchten weitere Informationen zur Serie XY? Ich kann Ihnen die Boxen heute leider nicht zeigen, aber kein Problem, ich veranlasse noch heute, dass Sie entsprechende Unterlagen und eine Musterbox erhalten.“ Bereits 4 Tage später lag ein Schreiben der Aufbewahrungsboxen GmbH im Briefkasten – wau, ich war begeistert.

 

„Sehr geehrte Frau Heep-Rheinganz!

Vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Messestand. Bezüglich der von Ihnen aufgeworfenen Bitte kommen wir nicht umhin, Sie heute entgegen den am Stand getroffenen Aussagen dahingehend informieren zu müssen, dass das gewünschte Produkt aus unserer Serie XY nicht mehr lieferbar ist.
Wir bedauern das aufs Äußerste, danken für das uns entgegengebrachte Vertrauen und verbleiben

mit freundlichsten Grüßen

Aufbewahrungsboxen GmbH“

 

… Meine Begeisterung war dahin - meine Güte, was für eine kalte „Bürokratenformulierungsdusche“. Verschwunden war das Bild eines innovativen, modernen Unternehmens und eines engagierten Teams, das bei Fragen sofort Hilfe anbietet. Verschwunden auch der gute Eindruck und die Überlegung, die Produkte dieser Firma meinen Kunden empfehlen zu können. So schnell kann man mit wenigen Sätzen einen tollen und sicher nicht billigen Messeauftritt verderben: vollgepackt mit Floskeln und unzeitgemäßen Formulierungen, distanziert und von Kundenorientierung keine Spur.

 

Was ich mir gewünscht hätte? Ganz einfach ein pfiffiges Schreiben, passend zum Messeauftritt, das so hätte aussehen können:

 

„Guten Tag, Frau Heep-Rheinganz,

die Paperworld in Frankfurt ist ja nicht gerade die kleinste Fachmesse. Umso mehr freut es uns, dass Sie den Weg zu unserem Messestand gefunden haben. Gern würden wir Ihnen heute das versprochene Info-Material und die Musterbox zuschicken, genau so, wie Sie es mit unserer Mitarbeiterin Anette Kleinbox verabredet hatten. Leider wurde die Produktion der Serie XY ganz kurzfristig eingestellt, sodass wir unser Versprechen nicht einlösen können.

Alternativ erhalten Sie eine Musterbox und weitere Informationen zur Folgeserie YZ – eine ebenso robuste und flexible Produktreihe, die Sie sicher begeistern wird.

Sie haben Fragen hierzu oder wünschen sich eine weitere Alternative? Kein Problem – unser Mitarbeiter Bernd Großbox ist Ihr kompetenter und erfahrener Ansprechpartner rund um das Thema „Aufbewahrungsboxen“. Sie erreichen ihn täglich von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr unter der Rufnummer 01234 5678910.

Ganz sicher werden wir gemeinsam eine Lösung finden!

Freundliche Grüße nach Bacharach

Aufbewahrungsboxen GmbH“

 

So könnte sich auch ein Gespräch anhören, oder? Und genau darum geht es: "Schreibe, wie du sprichst, nur sorgfältiger!" Dieser Satz ist mehr als 120 Jahre alt, stammt von Konrad Duden und gilt auch heute noch!


Tipp Stellen Sie sich vor, der Briefempfänger steht vor Ihnen. Was sagen Sie ihm? „Wie vereinbart, werde ich am Dienstag, den 29.03.2016 um 14.00 Uhr bei Ihnen eintreffen.“ oder „Ich bestätige den Termin für Dienstag, den 29.03.2016, 14.00 Uhr.“?

Ob Sie nun ein junges, aufstrebendes Unternehmen mit bahnbrechenden, innovativen Ideen führen oder bei der Stadtverwaltung arbeiten, die händeringend versucht, junge Familien dazu zu bringen, dass sie sich genau bei IHNEN ein Grundstück oder Häuschen kaufen soll:

Formulieren Sie persönlich, anregend und einfach. Lassen Sie bürokratische Ausdrücke, Fremdwörter und Abkürzungen weg und achten darauf, mehr Verben als Hauptwörter zu verwenden – eben ganz nach dem Motto „Schreibe, wie du sprichst, nur sorgfältiger.“


Und hier noch einige Daumen-hoch-/Daumen-runter-Beispiele:

Daumen runter Bezüglich der von Ihnen aufgeworfenen Frage informieren wir Sie heute dahingehend …
Daumen hoch Gern beantworten wir Ihre Frage: …

Daumen runter Diesem Schreiben beigefügt übersende ich Ihnen den Flyer.
Daumen hoch Diesem Brief liegt ein Flyer bei.
Daumen hoch Mit diesem Brief erhalten Sie einen Flyer.

Daumen runter Diese dringend benötigten Informationen sind kurzfristig hereinzugeben.
Daumen hoch Bitte schicken Sie uns die Informationen bis zum 31.03.2016 zu. Vielen Dank!

Daumen runter Die uns freundlicherweise überlassenen Unterlagen überreichen wir Ihnen dankend in der Anlage zurück.
Daumen hoch Vielen Dank für die Unterlagen. Sie erhalten Sie mit diesem Schreiben zurück.

 
Finden Sie heraus, was zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt; viel Spaß dabei!

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Passiv-/Aktiv-Sätze: Der Ton macht den Unterschied" »