Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

Die schöne bunte Welt der Post-its ...

Praktisch und nett anzusehen sind sie ja, …

 

... die kleinen gelben, grünen oder pinkfarbenen Klebezettel, die uns mal als Smiley anlachen oder in Pfeilform die Richtung weisen. Schnell in der Hektik etwas draufgeschrieben und rasch mal irgendwo hingeklebt … vielleicht zu seinen Brüdern und Schwestern an den PC-Bildschirm? Auch direkt neben dem Telefon wäre es doch günstig … aber oh, da kleben die kleinen Biester ja aus Platzmangel bereits aufeinander.

 

Sie merken schon, so hübsch sie – in den ersten Wochen bevor sie verblassen – auch aussehen und so praktisch sie im ersten Moment – bis man sie mit einem extra Tesastreifen an ihrem Platz halten muss – auch sind, die Zettel haben so ihre Tücken. Das größte Problem: Sie werden – oft unbewusst – von all den Zetteln in Ihrem Blickfeld in Ihrer Konzentration gestört, die optische Ablenkung hält Sie von Ihrer Arbeit ab.

 

Doch wohin mit all den Blitzideen, Aufgaben, schnell notierten Telefonnummern … und Passwörtern?

Hier einige Tipps zu den gängigsten Situationen:

 

Zunächst sollten Sie die bisherigen „Tatorte“ wie Pinnwand, Schreibunterlage und den Zettelwald an Ihrem Monitor auflösen. Prüfen Sie jede Haftnotiz auf Ihre Aktualität und werfen Sie Veraltetes konsequent weg.

 

Lassen Sie sich nun auf ein kleines Experiment ein? Sie besitzen eine Schreibunterlage, vielleicht mit kleinen Eselsohren an den Ecken, vollgeschrieben mit Zahlen, Wörtern, farbigen Texten und natürlich beklebt mit zahlreichen Post-its und sie liegt z. B. unter der Tastatur (die dadurch ständig wackelt), dem Bildschirm oder offen auf dem Schreibtisch? Okay, dann einfach mal weg damit! Entfernen Sie sie aus Ihrem Blickfeld und schauen sich jetzt Ihren Arbeitsplatz an; ja, setzen Sie sich ruhig mal an den Schreibtisch und stellen sich vor, Sie würden sich jetzt mit einer komplizierten Aufgabe beschäftigen müssen … ohne durch ein wildes Durcheinander abgelenkt zu werden. Gar nicht so schlecht, oder? Jetzt nur noch die noch relevanten Daten auf ein A4-Blatt, in Ihre Outlook-Kontakte und in Ihre To-Do-Liste übertragen und die jetzt überflüssige Schreibunterlagen als Malblock-Ersatz verschenken.

 

Doch wohin nun mit Ihren Notizen? Ein A4-Block auf Ihrem Tisch nimmt ab sofort all Ihre Notizen, Arbeitsaufträge und Ideen auf. Die einzelnen Blätter können so entweder zum jeweiligen Vorgang geheftet werden (ist bei einer Schreibunterlage nicht möglich), für einmalig benötigte Telefonnummern tut es ein Schmierzettel, der anschließend weggeworfen wird und dauerhaft benötigte Notizen wandern in ein sogenanntes Sichtbuch mit fest eingeschweißten Hüllen, das z. B. in der Schreibtischschublade seinen Platz findet. Auch ein Tischständer mit Sichttafeln (wie z. B. die an einer Supermarktkasse) kann eine prima Lösung sein, um oft benötigte Informationen mit einem Griff ziehen zu können.

Auch wichtige Unterlagen von Ihrer alten Pinnwand, die dort unsortiert über- und untereinander befestigt waren, sind hier gut aufgehoben. Die kahle Stelle an der Wand darf ab sofort ein schönes Bild schmücken.

Und sogar die Zettel rechts und links vom Telefon oder auch am Monitor sind in einem Sichtbuch oder einem Tischständer – es gibt übrigens auch Exemplare, die an der Wand befestiget werden können – gut untergebracht.

Wenn Sie nun noch Ihre Fotos, Leitsätze etc. nicht mehr am Monitor, sondern als Deckblatt Ihres Sichtbuches benutzen, lenken auch die nicht mehr ab, sind aber trotzdem bei Bedarf sofort greifbar.

  

Natürlich müssen Sie den Post-its nicht ganz abschwören; an der richtigen Stelle eingesetzt, erfüllen sie durchaus ihren Zweck, sind wahre Alleskönner, die erinnern, klären und strukturieren. Hier einige Beispiele:

 

  • Das Strukturieren in Dokumenten, Listen und Büchern klappt mit farbigen Post-its prima.
  • Sie wollen einen bestimmten Absatz in einem Buch markieren, wollen aber nicht darin herummalen? Hierfür eignen sich farbig-transparente Heftstreifen, die über den Text geklebt werden, der so aber immer noch lesbar ist.

Post-it

 

  • Mit farbigen Pfeilen lassen sich wichtige Dinge hervorheben; ohne großen Aufwand wird der Blick Ihres Kollegen auf ein bestimmtes Detail gelenkt.
  • Auch Post-its mit aufgedruckten Frage- oder Ausrufezeichen erleichtern das Leben; genauso wie solche mit einem Unterschriften-Symbol, die das zusätzliche schreiben „Bitte hier unterschreiben“ als Hinweis auf Verträgen und Dokumenten überflüssig machen.
  • Auch bei „Land unter“ können Post-its kurzfristig einen guten Dienst erweisen: Suchen Sie sich die 3 wichtigsten Vorgänge heraus und bringen Sie sie in eine sinnvolle Reihenfolge, die Sie mit 1, 2 und 3 in Form der Post-its kenntlich machen. Sobald der Vorgang erledigt ist, wird die Haftnotiz entsorgt.

 

Mein Tipp zum Schluss: Sollten Sie von den Haftnotizen doch nicht ganz loskommen und sie nach wie vor für Notizen verwenden, versuchen Sie, die Post-its nur einen Tag aufzubewahren. Anschließend kommt der Zettel weg, denn entweder hat sich die Aufgabe erledigt oder Sie übertragen sie in Ihre To-do-Liste, den Kalender etc. Sich am Ende des Tages davon trennen zu können, gibt Ihnen ganz sicher ein gutes Gefühl.