Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

Zeitgemäße Korrespondenz - ein Dialog von Mensch zu Mensch (1)

Was macht eine zeitgemäße Korrespondenz eigentlich aus?

 

„Sie werden davon in Kenntnis gesetzt, dass am Freitag, den 19. Februar 2016, das alljährliche Betriebsfest stattfindet. Es wird eine rege Teilnahme erwartet.“

 

Puh, das ist es wohl eher nicht. Das sind Passiv-Sätze, wie sie deutlicher kaum ausfallen können: befehlend, gebietend, unpersönlich und anonym.

Ein weiteres Problem von Passiv-Texten ist, dass die handelnden Personen oftmals verschwiegen werden, wodurch die Sätze meist umständlich und halbherzig klingen.

 

Dabei ist es gar nicht so schwer, Sätze im Aktiv zu schreiben, einem dynamischen und erfrischenden Schreibstil. Hier einige Passiv-Aktiv-Vergleiche:

 

Passiv: Es wird von den Teilnehmern erwartet, dass sie pünktlich zum Seminar erscheinen.

Aktiv: Bitte kommen Sie pünktlich zum Seminar.

 

Passiv: Es wird darum gebeten, sämtliche Unterlagen zur Besprechung mitzubringen.

Aktiv: Bitte bringen Sie zur Besprechung alle Unterlagen mit.

 

Passiv: Ihre Anregungen zu dem Ablaufplan müssen am Ende des Briefes im unteren Freifeld aufgeführt werden.

Aktiv: Bitte nutzen Sie das freie Feld am Ende des Briefes für Ihre Anregungen.

 

Passiv: Zur Vorbereitung der Jahresplanung werden alle Mitarbeiter zu einer Besprechung am 23. Februar eingeladen. Um zahlreiches Erscheinen wird gebeten.

Aktiv: Um die Jahresplanung vorzubereiten, laden wir alle Mitarbeiter zu einer Sitzung am 23. Februar ein. Wir freuen uns auf Ihre Mitarbeit.

 

Und finden Sie nicht auch, dass sich „wir schicken Ihnen zu“ viel flotter liest als „wird Ihnen zugeschickt“? Auch der Befehl „Dieses Schreiben ist bis zum 30. Januar an mich zurück­zuschicken“ kann ganz einfach durch ein „Bitte schicken Sie mir dieses Schreiben bis zum 30. Januar zurück“ ersetzt werden und schon klingt das Ganze freundlich und ansprechend.

 

Probieren Sie es doch einfach einmal aus; prüfen Sie Ihre Texte auf übermäßigen Passiv-Gebrauch, bevor Sie sie verschicken und wandeln sie in Aktiv-Sätze um. Anfangs vielleicht noch ein wenig ungewohnt, wird Ihnen das Aktiv ziemlich schnell ganz locker von der Hand gehen und sicher gut bei Ihren Korrespondenzpartnern ankommen.

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