Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

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Alles wie gehabt - "willkommen" mit kleinem "w"

Man liest es immer wieder und manche mögen es kaum glauben. Doch bei „Herzlich willkommen" wird das „w" nach wie vor kleingeschrieben. Am 29.06.2017 wurde vom Rat für deutsche Rechtschreibung eine aktualisierte Fassung des amtlichen Regelwerks der deutschen Rechtschreibung veröffentlicht. Trotz der Tendenz zur Großschreibung bei „Herzlich willkommen" wurde diese Änderung aber nicht aufgenommen.

Die Betreffzeile einer E-Mail für Kurznachrichten nutzen

Sie möchten einen Kollegen nur kurz informieren, dass Sie 5 Minuten später zum Meeting kommen oder Sie wollen sich rasch für die Zusendung von Unterlagen bedanken? Bei solch kurzen Mitteilungen können Sie die Betreffzeile einer E-Mail als „Kurznachricht“ nutzen.
Durch verschiedene Abkürzungen am Ende der Nachricht sagen Sie dem Empfänger, dass die Nachricht hier zu Ende ist und er die E-Mail nicht öffnen muss. Das kann dann so aussehen:
„Komme 5 Minuten später. ENDE“ oder „Vielen Dank für die Ausschreibungsunterlagen. EOM (End of Message) oder „Herr Stein meldet sich am Freitag. EdN“ (Ende der Nachricht).
Aber bitte beachten:
Diese Art der Kommunikation sollte mit Bedacht eingesetzt werden. Bei Kollegen und Menschen, mit denen Sie generell einen lockeren Umgangston pflegen, ist die „E-Mail-SMS“ eine gute Alternative; eine Information erreicht den Empfänger schnell und unkompliziert und spart Zeit.
Sind Sie mit dem E-Mail-Empfänger weniger vertraut, sollten Sie auf diese Art der Kurznachricht aber verzichten.

Ihre E-Mail bleibt ohne Antwort?

Es ärgert Sie, dass Sie auf E-Mail-Anfragen keine oder nur sehr zögerlich Antwort bekommen? Wie Sie das selbst beeinflussen können, erfahren Sie über diesen Link ».

Abwesenheits-E-Mail ...

... mal klassisch, mal pfiffig. Über den Link » geht es zu drei Beispieltexten.

"Der gute Vorsatz ist oft ein Gaul, der viel gesattelt, aber selten geritten wird" ...

... lautet eine mexikanische Volksweisheit.
Und tatsächlich gehören gute Vorsätze zum Beginn eines neuen Jahres wie Weihnachtsbäume zum Weihnachtsfest: beide werden nach den Feiertagen meist entsorgt.
Möglicherweise ist der Vorsatz ja zu groß? Warum nicht aus dem Vorsatz ein festes Ziel machen? Das hat den Charme, dass Sie mit einem Wort wie "Etappenziel" arbeiten können und das hört sich nach machbar, lösbar, nach Erfolg an.
Und was spricht schon dagegen, uns ein wenig selbst (positiv) zu beeinflussen und damit die Chancen fürs Durchhalten zu steigern? Lesen Sie mehr  in "Woran Vorsätze scheitern und wie Sie Ziele erreichen" »

Raus mit der Weihnachtspost - aber wann?

Na klar, wichtig ist erst einmal, dass die Post den Empfänger rechtzeitig vor den Weihnachtsfeiertagen erreicht. Ideal ist, die Weihnachtspost zwei Wochen vor den Festtagen zu verschicken; geht sie ins Ausland, dürfen es auch drei Wochen sein.

Sie merken, die Zeit wird knapp? Dann lassen Sie es besser! Verschicken Sie alternativ in der ersten Januar-Woche doch einfach einmal persönliche Neujahrsgrüße. Die Post zum Jahresanfang hat einen großen Vorteil: Sie weckt beim Empfänger viel mehr Aufmerksamkeit; an Weihnachten verschickt jeder seine Post, aber zum neuen Jahr …?

Nutzen Sie freiwerdende Zeit

Schon wieder hat ein Kollege das Meeting verschoben, Ihr Steuerberater hat den gemeinsamen Termin kurzfristig abgesagt? Natürlich wirft das erst einmal unsere so gut durchdachte Tagesplanung über den Haufen. Und natürlich könnten wir unsere Zeit nun damit verbringen, uns darüber zu ärgern. Doch ändern würde das auch nichts, im Gegenteil: der Ärger raubt uns auch noch Energie. Also warum nicht das plötzlich vorhandene Zeitfenster nutzen und zum Beispiel Ihren Schreibtisch auf Vordermann bringen oder Ihre Ablage in Angriff nehmen? Eine so ungeliebte Arbeit ganz unverhofft erledigt zu haben kann wahre Glücksgefühle auslösen :-) - probieren Sie es aus!

Benutzen Sie auch ab und zu die Abkürzung "i.V."?

Oftmals als Abkürzung für „in Vertretung" verwendet, bedeutet „i.V." im Zusammenhang mit einer geleisteten Unterschrift tatsächlich „in Vollmacht", was einer schriftlichen (!) Vollmachtserteilung bedarf. 

Sie markieren öfter Texte in einem Dokument? 

... Dann testen Sie doch einmal diese Variante: Setzen Sie den Mauszeiger in einen beliebigen Absatz Ihres Dokuments. Drücken Sie zunächst die F8-Taste, um die Markierungsfunktion zu aktivieren. Durch ein erneutes Drücken auf F8, wird das Wort, auf dem sich der Cursor gerade befindet, markiert. Durch ein nochmaliges Drücken auf F8 wird der gesamte Satz markiert. Sicher ahnen Sie schon, was jetzt kommt: ein erneutes Drücken der F8-Taste bewirkt, dass der ganze Abschnitt markiert wird. Und nein, das war‘s natürlich noch nicht: beim fünften Mal wird – ganz klar – der gesamte Text im Dokument ausgewählt.

Von A - Z - alles enthalten ...

Sie suchen einen Satz, in dem jeder Buchstabe des Alphabets mindestens einmal vorkommt? Hier ist er: Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern. Der Satz eignet sich prima, um das komplette Schriftbild einer Schriftart mit allen Buchstaben zu testen.

"Gelesen"-Einstellung ändern

Kennen Sie das? Ohne eine E-Mail wirklich geöffnet zu haben, markiert das Programm neue Nachrichten einfach als gelesen. Das führt immer wieder zu Irritationen, die aber rasch abgestellt werden können. Wie das funktioniert, erfahren Sie über diesen Link »

"Wunderbare digitale Welt - weniger Chaos, mehr Durchblick und Effizienz am PC" ...

Unzählige Dateien, die sich im Laufe der Zeit auf dem Rechner angesammelt haben und wer weiß wo verschwunden sind, dazu mit Namen versehen, mit denen keiner - auch nicht der Ersteller - etwas anfangen kann, Strukturen, die eigentlich keine sind, und E-Mails, E-Mails, E-Mails - wie ist das nur zu bewältigen? Und zwar so, dass man nicht ständig das Gefühl hat, man trage einen Rucksack mit der Aufschrift "Das alles erdrückt mich!" auf dem Rücken?

Wie Sie sich Schritt für Schritt aus diesem Datenchaos befreien können, erfahren Sie in meinem Seminar am 10. August 2016 »

Wie denn nun ...

Solange es die elektronische Post bereits gibt, solange beschäftigt uns die richtige Schreibweise dieses Wörtchens: Email, e-mail, E-mail, e-Mail, E-Mail, email - was stimmt denn nun?
Tatsächlich gibt es in diesem Fall nur eine richtige Schreibweise, nämlich „E-Mail" (in Süddeutschland und Österreich sagt man „das E-Mail", im übrigen Deutschland „die E-Mail"; richtig ist beides).
Übrigens: Die häufig verwendete „Email" bedeutet laut Duden => glasharter, gegen Korrosion und Temperaturschwankungen beständiger Schmelzüberzug, der als Schutz oder zur Verzierung auf metallische Oberflächen aufgetragen wird ;-)

Kurztipp zum Prioritätensetzen ...

Sie fühlen sich oft genötigt, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, obwohl Sie wissen, dass es Ihnen und der Sache nicht gut tut? Dann beginnen Sie am besten gleich mit dem Training, sich Zeit für DIE EINE SACHE zu nehmen. Scheuen Sie sich nicht, sich z. B. für eine Stunde nur einer einzigen Sache zu widmen und richten Sie Ihre volle Energie auf die Erledigung dieser Aufgabe. Zu Beginn des Trainings werden Sie immer wieder in alte Muster zurückverfallen. Doch umso öfter Sie sich darauf konzentrieren, nur die DIE EINE SACHE abzuarbeiten, desto mehr werden Sie diese entspanntere Arbeitsweise verinnerlichen.

Was würde ein kritischer Kunde zu Ihrem Schreibtisch sagen?

Stellen Sie sich vor, ein Kunde kommt in Ihr Büro und sieht Ihren Schreibtisch. Würde es Ihnen gefallen, wenn er ihn im aktuellen Zustand sieht? Wenn nicht, entfernen Sie in einem ersten Schritt alles, was keinen guten Eindruckt macht: die leere Schokoriegelverpackung, eine benutzte Tasse, alte Lebensmittel, leere Flaschen unter dem Tisch usw. Sie wollen es dabei nicht belassen? In meinem Newsletter-Artikel "Kopf frei durch erfolgreiches Ausmisten" » erfahren Sie mehr zum Thema.

Bei brandeiligen und sehr wichtigen Nachrichten ...

... sollten Sie sich nicht auf E-Mails verlassen. Was, wenn Ihre Nachricht im Spam-Ordner landet, sie übersehen wird oder der Empfänger möglicherweise seine E-Mails gerade nicht abrufen kann. Greifen Sie in dringenden Fällen am besten zum guten alten Telefon - so können Sie sicher sein, dass Ihre Nachricht auch tatsächlich ankommt.

Mit kleinen Schritten ans Ziel ...

Bei Ihnen stapeln sich in verschiedenen Ecken zahlreiche Zeitschriften und Magazine, die Sie schon seit langem unbedingt lesen wollen? Oder sie enthalten Artikel, die Sie vielleicht noch benötigen? Tatsächlich sind Sie aber ziemlich genervt von diesen Stapeln? Abhilfe schaffen Sie, in dem Sie
- zunächst einen festen Platz definieren, an dem die Zeitschriften nicht liegend, sondern in einem Stehsammler aufbewahrt werden und außerdem
- eine Aufbewahrungszeit festlegen; z. B. können Sie die Hefte quartalsweise oder halbjährlich entsorgen. Tragen Sie sich hierfür einen Termin – in Outlook am besten über die Funktion Terminserie – ein und Sie werden automatisch erinnert.

Diese Gründe erleichtern Ihnen das Wegwerfen ganz bestimmt:

- Der Stand der Technik ändert sich in so gut wie jedem Bereich; oft sind die Artikel gar nicht mehr aktuell.
- Meist gibt es für Abonnenten einen Online-Bereich, in dem Sie Zugriff auf die Artikel der letzten Jahre (!) haben.

Gehen Sie auf Nummer sicher, ...

... wenn Sie wichtige Nachrichten per E-Mail an einen größeren Adressatenkreis verschicken: Setzen Sie sich einfach mit auf den Verteiler, sodass Sie sehen können, ob die Sendung ordnungsgemäß und vollständig verschickt und auch pünktlich zugestellt wurde.

Hinweise auf den bevorstehenden Urlaub ...

... oder die Betriebsferien sind auf jeden Fall sinnvoll.
Spätestens 2 Wochen vor Urlaubsantritt können Sie zum Beispiel mit dem Vermerk "Bitte beachten: Vom 01. bis 15.08.2015 bin ich in Urlaub." unter Ihren E-Mails/Ihren Briefen auf die Abwesenheit aufmerksam machen.
Je nach Branche rate ich dazu, auf Betriebsferien bereits 6 - 10 Wochen vorher zu verweisen, damit Kunden und Geschäftspartner sich darauf einstellen können. Beispiel: "Vom 01. bis 15.08.2015 macht unser Unternehmen Betriebsferien. Alle Bestellungen, die bis zum 23.07.2015 eingehen, können wie gewohnt bearbeitet werden; um später eingehende Aufträge kümmern wir uns ab dem 16.09.2015."

Einem der beliebtesten Kommafehler auf der Spur

Häufig gesetzt, doch gehört es dort auch tatsächlich hin? Die Rede ist von "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße" usw. In meinem Artikel "Bis zum letzten Komma" » erfahren Sie mehr.

Endlich Urlaub - oder doch nicht?

Wussten Sie, dass mehr als ein Fünftel der Befragten einer repräsentativen Umfrage im Urlaub immer oder oft an die Arbeit denkt, ein weiteres Viertel zumindest gelegentlich. Welchen Schaden mangelnde Erholung anrichten kann, erfahren Sie in meinem Beitrag "Viele lässt der Job auch im Urlaub nicht los" »

Korrespondenztipp

Es müssen nicht immer nur "Freundliche Grüße" am Ende eines Briefes oder einer E-Mail sein. Wie wäre es mit einer flotten, zeitgemäßen Grußformel? Je nachdem, wie gut Sie mit dem Empfänger bekannt sind, dürfen es ruhig einmal "Beste Grüße" sein; oder Sie wünschen "Einen guten Start in die neue Woche", "Ein sonniges Wochenende" oder verabschieden sich mit dem Wunsch "Alles Gute und herzliche Grüße".

Mehr zu diesem Thema können Sie in der Ausgabe Mai 2015 meines Newsletters erfahren.

Die Schreibweise macht den Unterschied!

Haben Sie sich auch schon einmal darüber geärgert, dass ein direktes Anwählen einer Telefonnummer mit dem Smartphone nicht möglich war? In den meisten Fällen liegt das an der falschen Schreibweise mit Schrägstrichen, überflüssigen Klammern oder gar verwendeten Grafiken. Wollen Sie Ihren Kunden diesen Ärger ersparen, empfehle ich für die E-Mail-Signatur die Schreibweise der Telefonnummern nach der DIN 5008:

Beispiel Inland: 01234 5678910
Beispiel mit Auslandsvorwahl: +49 1234 5678910

Und schon klappt's auch mit dem Rückruf!

Flexible "Stehorganisation"

Das Ordnungssystem "Officeflexx" aus Edelstahl ist individuell anpassbar und nicht nur für den Bürobereich geeignet. Weitere Infos unter www.officeflexx.de »

Warum sich nicht eine kleine Auszeit gönnen ...

... und zum Beispiel einen Morgenspaziergang - wie hier auf den Rheinhöhen bei Neurath - machen, um solch einen Ausblick zu genießen.

rheintal

Belohnen Sie sich für etwas Erreichtes, zum Beispiel einen schwer erkämpften Auftrag, ein Etappenziel oder die endlich erledigte Ablage ...

E-Mails im Block abarbeiten

Was würde schlimmstenfalls passieren, wenn Sie die nächsten 2 Stunden den Posteingang einfach einmal ignorieren würden?
Meistens lautet die Antwort: nichts. Sogar das Gegenteil ist der Fall: Sie bekommen z. B. endlich das vom Kunden dringend benötigte Angebot fertig und hätten nicht mehr dieses flaue Gefühl im Magen.
Mein Tipp: Deaktivieren Sie die visuelle und/oder akustische Benachrichtigung über neue E-Mails und schalten so die Ablenkung einfach aus. Überlegen Sie, wie oft Sie Ihren Posteingang tatsächlich überprüfen müssen und planen künftig z. B. viermal 30 Minuten für die Bearbeitung ein.
Ausführlichere Tipps zu den entsprechenden Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm oder wie wichtige Nachrichten Sie trotz Blockbearbeitung pünktlich erreichen, erhalten Sie gern auf Anfrage. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an .

Antworten auf E-Mails

Sie möchten empfänger- und kundenorientiert auf E-Mails antworten? Dann platzieren Sie Ihre Antwort-E-Mail immer vor der Ursprungsmail - sofern diese überhaupt noch benötigt wird. Denn das Scrollen durch bereits bekannten Text, nur um dann irgendwann einmal auf die Antwort zu stoßen, ist zeitraubend und gerade für Smartphone-Nutzer wenig empfängerfreundlich.

Selbstmanagement

Sicher kennen Sie das: Man hat gerade eine wichtige Aufgabe auf dem Tisch, die volle Konzentration und Ruhe erfordert; doch ständig kommt jemand ins Zimmer und hat eine Frage, das Telefon klingelt immer wieder, lenkt ab ...
Eine wirksame Sache ist hier die "Stille Stunde", also eine feste Zeit, in der Sie nicht zu sprechen sind und sich wirklich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. So etwas einzurichten und durchzusetzen, ist oft einfacher als gedacht. Um Tipps rund um die "Stille Stunde" zu erhalten, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an i.

SEPA-Umstellung

Durch die SEPA-Umstellung müssen wir uns nun ständig mit der 22-stelligen IBAN-Nummer herumplagen - für niemanden eine Freude, aber leider nicht zu vermeiden. Doch warum es unseren Kunden und Geschäftspartnern auch noch unnötig schwer machen?
Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftgröße und gliedern Sie die IBAN, wie von der DIN 5008 vorgeschlagen:

Beispiel: DE12 3456 7890 1234 5678 90.

Und schon verliert der scheinbare Endlos-Zahlenwurm seinen Schrecken.

Buchtipp

"Leise Menschen – starke Wirkung / Wie Sie Präsenz zeigen und Gehör finden"
Autorin: Sylvia Löhken

Eigentlich ein Buch für „Intros", bietet es auf den vorderen Seiten nützliche Informationen und Tipps für das Zusammenleben mit leisen bzw. mehr oder weniger introvertierten Menschen. Das gilt für den privaten Bereich mit Ehepartner, Kindern und Freunden, aber auch im Berufsalltag für den Umgang mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen. Das verständlich geschriebene Buch weckt zum einen Verständnis für introvertierte Menschen und deren Bedürfnisse, bietet diesen aber auch gleichzeitig Lösungen an. Darüber, ob man selbst zu den „leisen Menschen" gehört, klärt ein Test im Buch auf.

Korrespondenztipp

Immer wieder gerne benutzt: „Anliegend schicke ich Ihnen ..." oder "Anbei übersende ich Ihnen ...". Doch wer liegt hier eigentlich an und wer ist anbei? Möglicherweise der Absender persönlich? Was für eine großartige Vorstellung.
Wie wäre es ab sofort damit: „Mit diesem Schreiben erhalten Sie ..." ...